Kurz & knapp
- Pflicht besteht bereits: Seit dem BAG-Beschluss von 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen – unabhängig von einem neuen Gesetz.
- Gastgewerbe = verschärft: Hotels & Gastronomie fallen unter § 2a SchwarzArbG und müssen Beginn, Ende und Dauer dokumentieren.
- Fristen: Aufzeichnung spätestens nach 7 Tagen, Aufbewahrung i. d. R. 2 Jahre.
- Bußgelder: bis 30.000 € bei Aufzeichnungsverstößen, bis 500.000 € bei Mindestlohnverstößen.
01Gibt es 2026 eine Zeiterfassungspflicht?
Ja – und zwar schon länger, als viele denken. Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022. Das Gericht stellte klar: Arbeitgeber sind bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit der Beschäftigten einzuführen und zu nutzen. Hintergrund ist das EuGH-Urteil von 2019 („Stechuhr-Urteil"), das eine objektive, verlässliche und zugängliche Arbeitszeiterfassung verlangt.
Das bedeutet: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt unabhängig davon, ob das geplante neue Arbeitszeitgesetz bereits in Kraft ist. Wer heute keine verlässliche Erfassung hat, ist bereits jetzt angreifbar.
02Warum Hotels & Gastronomie besonders betroffen sind
Über die allgemeine Pflicht hinaus gilt für das Gastgewerbe eine verschärfte Aufzeichnungspflicht. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe ist in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) ausdrücklich genannt. In diesen Branchen schreibt § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) vor, dass für die Beschäftigten Folgendes festzuhalten ist:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
Diese Aufzeichnungen müssen spätestens innerhalb von sieben Tagen erstellt und in der Regel zwei Jahre aufbewahrt werden – beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Bei einer Kontrolle durch den Zoll bzw. die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) müssen sie sofort vorgelegt werden können.
03Was muss konkret dokumentiert werden?
Im Kern geht es um eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation pro Mitarbeitendem und Tag. Sinnvoll und in der Praxis erwartet sind:
- Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit je Tag
- Pausen, sodass die tatsächliche Arbeitszeit erkennbar ist
- Eine manipulationssichere, nachträglich nachvollziehbare Ablage
Handschriftliche Zettel oder lose Excel-Tabellen sind theoretisch zulässig, in der Praxis aber fehleranfällig und bei einer Prüfung schwer belastbar. Eine digitale Lösung dokumentiert revisionssicher und liefert den Nachweis auf Knopfdruck.
04Welche Bußgelder drohen?
Teuer: Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach MiLoG können mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden. Wird der Mindestlohn nicht gezahlt, drohen bis zu 500.000 €. Auch das Arbeitszeitgesetz sieht eigene Bußgelder vor – etwa bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit oder Missachtung der Ruhezeiten.
05Ausblick: der ArbZG-Reformentwurf
Parallel zur bestehenden Pflicht arbeitet der Gesetzgeber an einer Neufassung des Arbeitszeitgesetzes, die die BAG-Rechtsprechung gesetzlich konkretisieren soll. Im Gespräch sind unter anderem eine grundsätzlich elektronische Erfassung, die Aufzeichnung möglichst am Tag der Arbeitsleistung sowie mögliche Übergangsregelungen für kleinere Betriebe.
06Wie ZeitBar Sie absichert
ZeitBar ist von Grund auf für das Gastgewerbe entwickelt. Die Software übernimmt genau die Punkte, die das Gesetz verlangt:
- Erfassung von Beginn, Ende und Dauer per PIN-Terminal – ohne Extra-Hardware
- Revisionssichere Dokumentation mit lückenloser Historie
- Prüf-Export als PDF/CSV – direkt vorlegbar bei einer Zollprüfung
- ArbZG-Prüfung von Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausen im Schichtplan
- DSGVO-konform, Hosting in Deutschland
Zeiterfassung, die der Prüfung standhält
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