Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge steuerfrei abrechnen – mit Zeiterfassung als Basis

Späte Schichten, Sonntagsbetrieb und Feiertage gehören im Gastgewerbe zum Alltag – und genau hier liegt ein oft unterschätzter Vorteil. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN-Zuschläge) können nach § 3b Einkommensteuergesetz steuerfrei gezahlt werden. Das ist attraktiv für Ihre Mitarbeitenden und ein starkes Argument im Wettbewerb um Personal. Dieser Beitrag erklärt die Sätze, die Grenzen und warum ohne saubere Zeiterfassung nichts davon funktioniert.

01Die steuerfreien Zuschlagssätze im Überblick

§ 3b EStG legt fest, bis zu welchem Prozentsatz des Grundlohns Zuschläge steuerfrei bleiben:

• Nachtarbeit (20 bis 6 Uhr): in der Regel 25 % (für Nachtarbeit zwischen 0 und 4 Uhr 40 %, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde)
• Sonntagsarbeit: 50 %
• Gesetzliche Feiertage und 31. Dezember ab 14 Uhr: 125 %
• 24. Dezember ab 14 Uhr, 25. und 26. Dezember sowie 1. Mai: 150 %

Diese Prozentsätze sind die steuerlichen Höchstsätze. Zahlen Sie höhere Zuschläge – etwa aufgrund eines Tarifvertrags –, bleibt nur der Anteil bis zur jeweiligen Grenze steuerfrei; der darüber hinausgehende Teil ist steuerpflichtig.

02Die Grundlohngrenze: 50 Euro steuerfrei, 25 Euro beitragsfrei

Berechnet werden die Zuschläge vom Grundlohn je Stunde. Hier gibt es zwei wichtige Obergrenzen: Die Steuerfreiheit ist auf einen Grundlohn von höchstens 50 Euro je Stunde begrenzt. In der Sozialversicherung gilt eine niedrigere Grenze von 25 Euro je Stunde. Liegt der Grundlohn darüber, wird für die Berechnung des steuer- bzw. beitragsfreien Anteils auf diese Höchstwerte gedeckelt. Für die allermeisten Beschäftigten im Gastgewerbe liegt der Grundlohn deutlich unter diesen Grenzen, sodass die Zuschläge in voller Höhe begünstigt sind.

03Die entscheidende Bedingung: tatsächlich geleistet und nachgewiesen

Hier kommt der Punkt, den viele Betriebe unterschätzen: Die Zuschläge sind nur dann steuerfrei, wenn sie für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden und die Lage und Dauer dieser Arbeit einzeln nachgewiesen sind. Pauschale Zuschläge „ins Blaue hinein", die nicht auf konkret erfassten Stunden beruhen, erkennt das Finanzamt nicht an.

Das bedeutet im Klartext: Wer nachts an der Bar, sonntags am Frühstücksbuffet oder am Feiertag in der Küche arbeitet, muss diese Zeiten exakt erfasst haben.

04Vom Pflichtthema zum echten Vorteil

Die steuerfreien Zuschläge sind ein wirksames Instrument, um Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit fair zu vergüten, ohne dass der Nettobetrag durch Steuern und Abgaben aufgezehrt wird. Davon profitieren beide Seiten: Mitarbeitende bekommen mehr netto, der Betrieb wird als Arbeitgeber attraktiver. Voraussetzung ist allein eine verlässliche Grundlage – und die liefert die Zeiterfassung.

05So macht ZeitBar Ihre Zuschläge prüfungssicher

ZeitBar erfasst jede Schicht minutengenau und ordnet die geleisteten Stunden automatisch den begünstigten Zeiträumen zu. Damit haben Sie und Ihr Steuerbüro die exakte Basis, um Zuschläge korrekt in steuerfreie und steuerpflichtige Anteile aufzuteilen.

• Minutengenaue, revisionssichere Erfassung der Arbeitszeiten
• Automatische Zuordnung zu Nacht-, Sonn- und Feiertagszeiträumen
• Lohn-Export (z. B. DATEV) als Grundlage für die korrekte Abrechnung
• Nachweis, der einer Lohnsteuer-Außenprüfung standhält